Inför och efter styrelsemötet

Styrelsearbetet stannar inte med ett möte, det viktigaste arbetet sker mellan mötena. För att allt ska flyta på så bra som möjligt krävs det att mötet är väl förberett och att samtliga deltagare har fått rätt information. Det är också viktigt att alla gör det de åtagit sig att göra mellan mötena, därför är uppföljning en av de mest avgörande punkterna på dagordningen.

Kallelse i god tid med rätt information
Se till att kallelsen kommer ut i god tid så att alla som ska komma på mötet kan planera och hinner söka ledigt från arbetsgivaren. Se även till att ha med praktisk information på rätt sätt, är vi exempelvis säkra på att alla vet var "klubbhuset" ligger eller bör vi ha med en gatuadress?

Skicka ut aktuella dokument i god tid
Skicka ut alla aktuella dokument i god tid så att samtliga hinner läsa in sig. På så vis undviks att onödig tid går åt till läsning på mötet. Det kan även finnas ledamöter i styrelsen med läs- och skrivsvårigheter och för dessa är det extra viktigt att kunna förbereda sig.

Skriftliga rapporter
En vanlig tidstjuv på möten är långa muntliga rapporter. En rutin för att undvika detta är att den som varit på exempelvis en förhandling, ett samverkansmöte eller en studieträff skickar ut en skriftlig rapport till den övriga styrelsen. Denna behöver absolut inte vara lång. Diskussion om rapporterna kan det ändå bli på mötet, men alla är förberedda och den inledande muntliga rapporten behövs inte.

Aktiviteter och uppföljning
Se till att under styrelsemötet fatta beslut och sätta aktiviteter, annars är risken stor att samma frågor ältas möte efter möte utan att något händer. Aktiviteter och beslut verkställs vanligtvis mellan möten, det är därför viktigt att utse en ansvarig person för varje aktivitet och att följa upp hur det gått vid nästa möte. Det är också bra att utse fler personer som ska jobba med frågorna, då kan dessa hålla kontakten och stötta varandra under arbetets gång.

Dialog mellan möten
Det är inget som hindrar er att ha uppföljning löpande. Se till att hålla kontakten mellan mötena exempelvis via telefon, mail, chatgrupper eller kortare fysiska möten. Välj det som passar er och er verksamhet bäst.

Uppdaterad: